Zapytanie ofertowe. Digitalizacja akt

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

7 sierpnia 2017

7 sierpnia 2017 r./ Znak: O2.6210.1.2017

Zapytanie ofertowe

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą:
Digitalizacja akt z zespołów  nr 89/554 – Związek Bojowników w Wolność i Demokrację. Zarząd Okręgu   Zielonej Górze z lat 1950-1989 , 89/430 – Biuro Wojewódzkiego Komitetu Frontu Jedności Narodu w Zielonej Górze lat 1952-1983 w 2017 r.
Do zapytania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2015 poz. 2164 ze zm.),

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

I.    Zamawiający
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze. 65-762 Zielona Góra, Al. Wojska Polskiego 67a, tel. 68 329 98 01; www.archiwum.zgora.pl, e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl.

II.    Przedmiot zamówienia
1.    Przedmiotem zamówienia jest usługa digitalizacji materiałów archiwalnych, nadanie nazw plikom i folderom dla skanów pozyskanych z  około 65 000  stron materiałów archiwalnych według wstępnego zestawienia:

Lp.

 Numer i nazwa zespołu

Ilość jednostek archiwalnych

Karty luźne

(stron)

Poszyty składki

(stron)

Okładki

Szacowana liczba skanów

1

nr 89/430 – Biuro Wojewódzkiego Komitetu Frontu Jedności Narodu w Zielonej Górze, sygn. 124-171

46

6 190

0

0

6 190

2

nr 89/554 – Związek Bojowników w Wolność i Demokrację. Zarząd Okręgu   Zielonej Górze z lat 1950-1983

897

55 142

2257

74

57 473

2. Postać materiałów archiwalnych, to:
a)    luzy (karty luźne) w większości przypadków są formatu A-4 , w tym około 5 % do formatu A-3.
b)    poszyty (akta szyte, bindowane) w większości przypadków są formatu A-4 , w tym około 5 % do formatu A-3.
3. Stan zachowania przedmiotowych materiałów : umożliwia skanowanie, na niektórych kartach możliwe drobne ubytki, zagniecenia, ślady po składaniu
4. Zamawiający nie przewiduje rozszywania podszytów, ksiąg i składek.
5. Zakres prac składających się na przedmiot zamówienia obejmuje digitalizację, nadanie nazw plikom i folderom zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 31 sierpnia 2015 r., w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych.
6. Podana wyżej ilość skanów jest ilością orientacyjną, służącą do obliczenia ceny oferty i może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu  nawet o około  10% w trakcie realizacji umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania, co jest zależne od ceny jednostkowej wykonania 1 skanu.
7. Skany przekazane zostaną na nośnikach (Dysk USB), które  przechodzą na własność zamawiającego.
8. Skanowanie dokumentów tekstowych należy przeprowadzić przy zastosowaniu rozdzielczości optycznej w całym obszarze skanowania w pionie i w poziomie 300 ppi,  głębia kolorów - 24-bitowe RGB a dla dokumentów zawierających kolorowe elementy lub obiekty o istotnej wartości semiotycznej (adnotacje odręczne, ostemplowanie, pieczecie, ikonografię przy zastosowaniu rozdzielczości optycznej w całym obszarze skanowania w pionie i w poziomie 600 ppi,  głębia kolorów - 24-bitowe RGB, zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 31 sierpnia 2015 r., w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych.
9.  Skanowanie materiałów szytych i w różny sposób bindowanych  oraz wytworzonych do 1945 r. należy przeprowadzić na skanerze dziełowym lub płaskim ze światłem zimnym, niska emisja promieniowania ultrafioletowego.
10. Niedopuszczalne jest skanowanie kart luźnych wytworzonych po 1945 r.  na skanerze tzw. przelotowym (szczelinowym, rolkowym).
11. Urządzenie skanujące będzie posiadało stosowane zabezpieczenia  przed rozdarciem, porwaniem, zgnieceniem lub jakikolwiek innym uszkodzeniem materiału archiwalnego. Przed ewentualnym użyciem  skanera należy przedłożyć Zamawiającemu wiarygodne dane producenta skanera o spełnieniu przez zastosowany sprzęt powyższych warunków.
12. Kopie cyfrowe powinny zostać zapisane w formatach TIFF bez kompresji.
13. Przestrzeń wokół obrazu graficznego (marginesy) powinna wynosić ok. 0,5 cm.
14. Pierwszy skan oraz okładka w każdej sygnaturze będzie zawierał dodatkowo wzorce kontroli jakości procesów reprodukcyjnych zgodnie z Zarządzeniem Nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 31 sierpnia 2015 r., w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych.
15. W sprawach licznych braków lub błędów w numeracji stron i kart wykonawca konsultuje się z zamawiającym.
16. Wykonawca będzie przedstawiał do akceptacji zamawiającego skany nie więcej niż z pięciu w pełni zdigitalizowanych jednostek archiwalnych każdorazowo przed rozpoczęciem skanowania kolejnych jednostek.
17. Materiały do skanowania będą przekazywane z magazynów archiwalnych i zwracane do magazynów archiwalnych w partiach uzgodnionych z wykonawcą.
18. Odbiór i kontrola jakości skanów, ich opisu, metryczek, kompletności oraz zgodności z oryginalnymi materiałami może odbywać się partiami wynikającymi z postępu prac.
19. Zamawiający w ciągu dwóch tygodni od daty zakończenia wszystkich prac przeprowadzi ich odbiór, w tym wykonania ewentualnych poprawek, ewentualnych  zabiegów konserwatorskich akt ) będący podstawą rozliczenia z wykonawcą.
20. Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania takiej metody skanowania i takiego rodzaju sprzętu, aby uniknąć zniszczenia (pogorszenia stanu technicznego) skanowanej dokumentacji.
21. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody: pokrycie kosztów naprawy, konserwacji i rekonstrukcji dokumentów lub wypłacie stosownego odszkodowania na podstawie wyceny powstałych szkód przez rzeczoznawców wskazanych przez zamawiającego.
22. Wykonawca prac zobowiązany jest do:
a)    zachowania należytej staranności przy korzystaniu z udostępnionych materiałów,
b)    dostosowania metod i urządzeń skanujących do rodzaju i stanu (jakości) skanowanych materiałów,
c)    niewykorzystywania udostępnionych materiałów do innych celów niż określonych w umowie,
d)    nieudostępniania oryginałów ani kopii materiałów będących przedmiotem zamówienia innym podmiotom,
e)    nieudostępniania, nierozpowszechniania danych zawartych w w/w dokumentach, niezmieniania treści w/w dokumentów.
23. Z wykonawcą zostanie zawarta umowa, której istotne postanowienia zawarte są w zał. nr 2. Umowa o realizacji zadania „Digitalizacja akt  z zespołów  nr 89/554 – Związek Bojowników w Wolność i Demokrację. Zarząd Okręgu   Zielonej Górze z lat 1950-1989 , 89/430 – Biuro Wojewódzkiego Komitetu Frontu Jedności Narodu w Zielonej Górze lat 1952-1983 w 2017 r.”(wzór).

III.    Miejsce realizacji zadania
1. Realizacja usługi skanowania dokonywana będzie w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, Al. Wojska Polskiego 67a.
2. Do dyspozycji wykonawcy zostanie oddane nieodpłatnie  pomieszczenie do prac digitalizacji o powierzchni o pow. 36 m2 z dostępem do sanitariatów i energii elektrycznej 230 V.  
3. Pomieszczenie to będzie udostępnione Wykonawcy co najmniej 4 razy w tygodniu w godzinach od 7:00 do 18:00 według szczegółowego haromonogramu uzgodnionego z Zamawiającym.
4. Zamawiający nie pobierze opłat za media oraz energię elektryczną.
5. Zamawiający nie będzie ponosił odpowiedzialności za sprzęt i mienie Wykonawcy.
6. Zamawiający dostarczy nieodpłatnie materiały do digitalizacji sukcesywnie w miarę postępu prac. Ich odbiór będzie odbywał się po sprawdzeniu jakości skanów z częstotliwością  zależną od postępu prac. Harmonogram dostaw materiałów do digitalizacji i lich odbiór a także odbiór skanów zostanie uzgodniony między Zamawiającym a Wykonawcą i będzie oparty o możliwość dziennego przerobu.

IV.    Gwarancja
Wykonawca udzieli minimum 12 miesięcznej gwarancji.

V.    Termin wykonania zamówienia
1. Ostateczny termin realizacji przedmiotu zamówienia nie może przekroczyć 15 listopada 2017 r.
2. Przewiduje się wykonanie prac w miesiącach sierpień - październik 2017 r.
3. Zamówienie będzie realizowane wg uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramu realizacji zmówienia.

VI.    Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
1. Składający ofertę  na pisemny wniosek może dokonać sprawdzenia stanu materiału archiwalnego przeznaczonego do digitalizacji na miejscu w siedzibie Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.
2. Przedkładając swoją ofertę przetargową wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w zapytaniu i załącznikach.
3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
4. Zaleca się, aby zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do  oszacowania ceny oraz możliwości realizacji zamówienia we wskazanym terminie.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych i wariantowych.
6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
7. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w PLN.
8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zatrudnienia podwykonawców.
9. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy ustanawiają wówczas pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia o albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie realizacji zamówienia. Jeżeli oferta w/w wykonawców zostanie wybrana, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia, umowę regulującą ich współpracę.
10. W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego
11. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 1 do zapytania, w tym m.in.:
a)    posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b)    posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c)    dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d)    znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia

VII.    Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty
1. Formularz oferty wg załączonego wzoru – zał. nr 1 do zapytania,
2. Zaparafowany wzór umowy, stanowiący zał. nr 2. do zapytania,
3. Dokumenty potwierdzające prawo do reprezentacji.

VIII.    Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują sobie drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania dokumentu.
2. Adres poczty elektronicznej zamawiającego, na który należy przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje to: e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl

IX.    Wymagania dotyczące wadium
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

X.    Termin związania ofertą
Wykonawca pozostanie związany ofertą przez 15 dni od dnia terminu składania ofert.

XI.    Opis sposobu przygotowania ofert
1. Oferta winna zawierać dokładnie wypełniony i podpisany druk oferty. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w formie pisemnej.
2. Oferta, musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru.
3. Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
4. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt. 2. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
5. Należy podpisać załączniki i kolejno ponumerować strony.
6. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia
7. Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. Nr 153, poz. 1503 ze zm.).
8. Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

XII.    Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert
1. Oferty należy składać wyłącznie drogą e-mail na adres: sekretariat@archiwum.zgora.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 16.08.2015 r. do godz. 24:00.
2. Otwarcie i rozpatrzenie ofert jest jawne i nastąpi w siedzibie zamawiającego w Archiwum Państwowym w Zielonej Górze, ul. Wojska Polskiego 67 a, w dniu 17.08.2015 r. o godz.10:00.
3. Bezpośrednio przed rozpatrywaniem ofert zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

XIII.    Opis sposobu obliczania ceny
1. Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie całego przedmiotu zamówienia.
2. Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
3. Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
4. W formularzu ofertowym należy podać, cenę netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto.
5. Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.

XIV.    Kryterium wyboru oferty
Cena - 100%

XV.    Zawarcie umowy
1. Zamawiający wymaga, aby wykonawca zawarł z nim umowę na warunkach określonych we wzorze umowy – załącznik nr 2.
2. Zamawiający zawrze umowę w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego.
3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy o niniejsze zamówienie, mogą zostać wezwani do dostarczenia zamawiającemu stosownej umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie zmiany terminu realizacji jedynie w przypadku wystąpienia obiektywnych przesłanek.
6. Przy udzieleniu ewentualnego zamówienia uzupełniającego umowę zostanie zawarta w oparciu przedstawiony wzór umowy.

XVI.    Wymogi dotyczące ubezpieczenia
Zamawiający wymaga od Wykonawcy, że na okres trwania umowy ubezpieczy pracowników zatrudnionych na terenie znajdującym się pod zarządem Zamawiającego przy realizacji umowy od skutków odpowiedzialności cywilnej osób trzecich wobec Zamawiającego na wypadek śmierci lub kalectwa spowodowanych działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy oraz od skutków nieszczęśliwych wypadków robotników i innych osób zatrudnionych przez niego przy wykonywaniu zobowiązań niniejszego zapytania i ponosi z tego tytułu odpowiedzialność.

XVII.    Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnych stawek wynagrodzenia.

XVIII.    Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1.    Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.
2.    Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2015 poz. 2164 ze zm.).

XIX.    Załączniki:
1.    Załącznik nr 1. Formularz ofertowy
2.    Załącznik nr 2. Umowa o realizacji zadania (wzór)

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2017-08-07
Data publikacji:2017-08-07
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Piotr Lasota
Liczba odwiedzin:521