Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zapytanie ofertowe: Przegląd, konserwacja i wymiana elementów systemów zabezpieczeń technicznych w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze w 2024 r.

Zapytanie ofertowe: Przegląd, konserwacja i wymiana elementów systemów zabezpieczeń technicznych w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze w 2024 r.

9 maja 2024

1)    Systemu sygnalizacji włamania i napadu SSWiN,
2)    Systemu kontroli dostępu KD,
3)    Systemu telewizji dozorowej CCTV,
4)    Systemu sygnalizacji pożarowej,
5)    Systemu monitoringu temperatury i wilgotności,
6)    System BMS
Zakres czynności:      
1.    Przeprowadzenie przeglądu i konserwacji systemów zabezpieczeń technicznych zgodnie z załącznikiem nr 1 – wykaz systemów i czynności oraz wymiana baterii w systemie pomiaru temperatury i wilgotności (32 szt. czujnik AR436 – bateria o parametrach nie gorszych niż - SAFT LS14500, 3,6V), aktywacja w systemie BMS (ewentualnie wymiana) czujki dymu w pomieszczeniu 306 – naprawa/przywrócenie prawidłowego działania kontaktronu drzwi wejściowych rozsuwanych oraz okna/rolety kotłowni, wymiana elektrozaczepów w drzwiach wejściowych do śluzy 116 i 302 - w terminie do dnia 25 czerwca 2024 r. (nie wcześniej niż 18.06.2024 r.)
2.    Przeprowadzenie przeglądu i konserwacji systemów zgodnie z załącznikiem nr 1 – wykaz systemów i czynności – w terminie do dnia 13 grudnia 2024 r. (nie wcześniej niż 05.12.2024 r.)
Ze względu na specyfikę wyposażenia technicznego, Zamawiający umożliwia dokonanie wizji lokalnej w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, w godzinach pracy urzędu do terminu złożenia ofert. Wymagane jest uzgodnienie terminu wizji lokalnej za pośrednictwem e-mail lub telefonicznie.

2.    Tryb udzielenia zamówienia
1)    Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2)    Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.  
3)    Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4)    Zamawiający  nie  przewiduje  możliwości  udzielania  zaliczek  na  poczet  wykonania zamówienia.
5)    Zamawiający  zastrzega  sobie  prawo  unieważnienia  postępowania  na  realizację  tego zamówienia, bez podania przyczyny.
6)    W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.  
7)    Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8)    Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Niezłożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.

3.    Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym z zachowaniem terminów wskazanych w ust. 1.

4.    Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%

5.    Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1)    Wykaz systemów i czynności – załącznik nr 1 do oferty.
2)    Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 2 do oferty.
3)    Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji – Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6.    Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1)    Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia.
2)    Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
3)    Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie,
4)    Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5)    W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, oddzielnie dla poszczególnych systemów.
6)    Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
7)    Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.
8)    Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
9)    Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
10)    Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7.    Miejsce i termin złożenia oferty:
1)    Ofertę należy złożyć do dnia 24.05.2024 r. do godz. 12:00
2)    Dopuszcza się złożenie oferty:
a)    w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b)    w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8.    Opis sposobu przygotowania oferty:
1)    Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2)    Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3)    Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4)    Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5)    Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6)    Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7)    Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8)    Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 z poźn. zm.).
9)    Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9.    Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1)    Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 27.05.2024 r. o godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego.
2)    Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie www.archiwum.zgora.pl

10.    Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Piotr Lasota, nr tel. 68 329 98 01, e-mail: p.lasota@archiwum.zgora.pl
p. Marcin Wiśniewski, nr tel. 68 329 98 01, e-mail: m.wisniewski@archiwum.zgora.pl

11.    Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1)    Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w ust. 5.
2)    O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik  nr 2 do zapytania.
3)    Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
4)    O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507, z późn. zm.).

12.    Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13.    Pouczenie o środkach  ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1)    W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2)    Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, 1720, z późn. zm.).