Archiwum Państwowe w Zielonej Górze



Zapytanie ofertowe. Obsługa techniczna stacji transformatorowej w Archiwum Państwowym w Zielonej Górze.

• 
• 

21 lipca 2025

Stacja transformatorowa SN typ UNIFLUORC (15/0,5kV) składa się z:
a) 3-polowej rozdzielni SN,
b) układu pomiarowego,
c) transformatora o mocy 250kVA,
d) rozdzielnicy RGnn.

Do obowiązków Wykonawcy będzie należało utrzymanie stacji transformatorowej w prawidłowym stanie technicznym, co powinno być zapewnione poprzez wykonywanie w stacji wymaganych oględzin, konserwacji, pomiarów i prób eksploatacyjnych w zakresie i terminach określonych przepisami prawa energetycznego oraz we właściwych, istniejących instrukcjach: „Instrukcja Współpracy Ruchowej ENEA Operator Sp. Z o.o. z Archiwum Państwowe w Zielonej Górze w zakresie stacji elektroenergetycznej So-261 Wojska Polskiego Archiwum” oraz „Instrukcja eksploatacji i konserwacji stacji transformatorowej So-261 Archiwum Państwowe w Zielonej Górze ul. Al. Wojska Polskiego”

Zakres świadczenia usługi konserwacyjnej dźwigów obejmuje:
1) sprawdzenie działania i współpracy łączników oraz ich stanu technicznego,
2) sprawdzenie ciągłości, połączeń uziemień stacji,
3) sprawdzenie stanu osłon, blokad, urządzeń ostrzegawczych i innych urządzeń zapewniających bezpieczeństwo pracy,
4) sprawdzenie ciągłości i stanu połączeń głównych torów prądowych,
5) prace porządkowe w pomieszczeniach stacji oraz na zewnątrz stacji,
6) konserwacja urządzeń stacji (czyszczenie, smarowanie, malowanie),
7) sprawdzenie zgodności schematu ze stanem faktycznym,
8) sprawdzenie stanu napisów i oznaczeń informacyjno-ostrzegawczych,
9) sprawdzenie stanu fundamentów, elementów budynku stacji, kanałów kablowych, otworów wentylacyjnych, konstrukcji wsporczych,
10) sprawdzenie stanu dróg, przejść, ogrodzeń i zamknięć stacji,
11) sprawdzenie wyposażenia i stanu technicznego urządzeń p.poż. (gaśnice),
12) sprawdzenie wyposażenia ilościowego zapasowych bezpieczników rodz. SN 15 kV i NN 0,4 kV,
13) przeprowadzenie oględzin transformatora (stanu oleju, wycieki, stan izolatorów SN i NN, połączenia śrubowe),
14) sprawdzenie poprawności działania instalacji oświetlenia wewnętrznego stacji So-261,
15) sprawdzenie poprawności działania SZR,
16) sprawdzenie poprawności działania UPS,
17) prace dodatkowe, których potrzeba wykonania pojawi się podczas przeglądów
18) pozostałe czynności szczegółowe wskazane w umowie.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Nie złożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Okres trwania umowy: 48 miesięcy (od 01.10.2025 r. do 30.09.2029 r.) - 16 kwartałów

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena - 80% (max. 0,8 pkt) - C
Doświadczenie – 20% (co najmniej 0-1 referencje = 0,1 pkt; 2 i więcej referencji = 0,2 pkt*) - D
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie sumy kryterium ceny C i
doświadczenia D:
Cmin
C = ---------- x 1 pkt x 80 %
Cbad
gdzie: Cmin - cena oferty z najniższą ceną (zł);
Cbad - cena oferty badanej (zł);
D = 0,1 lub 0,2*
Ocena oferty = C + D

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do oferty.
2) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.
3) Zaparafowany załącznik nr 2 do zapytania – wzór umowy.
4) Zestawienie posiadanych referencji oraz ich kopię.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Oferta powinna obejmować wartość brutto ryczałtu za realizację przedmiotu zamówienia, opłacanego co kwartał przez Zamawiającego.
2) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją przedmiotowego zamówienia w ciągu 48 miesięcy (16 kwartałów) trwania umowy.
3) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sposób realizacji zamówienia.
4) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
5) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
6) W formularzu ofertowym należy podać, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, którą wykonawca oferuje.
7) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
8) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku Wykonawcy.
9) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
10) Cena podana przez wykonawcę za świadczoną usługę, jest obowiązująca przez okres ważności umowy.
11) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia (48 miesięcy – 16 kwartałów).
12) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 28.07.2025 r. do godz. 10:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, za pośrednictwem e-Doręczeń: AE:PL-72416-40575-ETDFI-19, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie
pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt 8 ppkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1913, z 2022 r. poz. 1233. ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 28.07.2025 r. do godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01 wew. 210, e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl
p. Marcin Wiśniewski, nr tel. 68 329 98 01 wew. 206, e-mail: m.wisniewski@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w pkt 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania.
3) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 1 do zapytania, w tym m.in.:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
4) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
5) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2024 r. poz. 507, z późn. zm).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od
Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, 1720, z późn. zm.).