Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zasady Udostępniania Akt

Zasady Udostępniania Akt

Zasady udostępniania materiałów archiwalnych określa Zarządzenie Nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 roku w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Podstawowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych

• z zasobu archiwalnego korzystać może każdy
• korzystanie z zasobu jest bezpłatne
• z zasobu korzystać można w sposób bezpośredni lub pośredni
• bezpośrednie zapoznanie się z zasobem odbywa się w pracowni naukowej
• bezpośrednie zapoznanie się z zasobem oznacza udostępnienie zainteresowanym oryginału dokumentu lub jego reprodukcji
• materiały archiwalne udostępnia się na podstawie zamówienia pisemnego
• realizacja zamówienia następuje niezwłocznie, o ile zezwala na to stan akt oraz organizacja pracy Archiwum
• korzystający może zamówić reprodukcję z zamówionego materiału
• pośrednie zapoznanie się z zasobem następuje w formie ustnej lub pisemnej odpowiedzi na zapytanie dotyczące zawartości zasobu
• korzystający ma swobodny dostęp do materiałów ewidencyjnych dotyczących zasobu AP w Zielonej Górze
• użytkownik jest zobligowany do przestrzegania zasad i zwyczajów obowiązujących w Archiwum
• użytkownik zobowiązany jest do wpisania się do księgi wizyt
• użytkownik winien wykazywać niezbędną troskę o udostępnione mu materiały archiwalne
• przerywając pracę nad udostępnionymi materiałami archiwalnymi, użytkownik przekazuje je do depozytu
• wszelkie ograniczenia w dostępie do zasobu oraz odstępstwa od podanych wyżej zasad unormowane są w odrębnych przepisach
• szczegółowe zasady i tryb udostępniania określa Zarządzenie nr 4 NDAP z dnia 1 lutero 2013 r., regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej oraz inne przepisy, dostępne na miejscu

 Pomoce ewidencyjne dla korzystających

• informator o zasobie - opracowany dla zasobu zielonogórskim Archiwum wg stanu na koniec 2000 r.
• inwentarze zespołów - kartkowe oraz książkowe; są podstawowa forma ewidencyjną dla zespołu (zbioru) akt; charakteryzują się ujęciem analitycznym, w którym każda jednostka archiwalna zewidencjonowana jest odrębnie.
• bazy danych - obecnie ogólnodostępne są bazy IZA (Inwentarze Zespołów Archiwalnych) oraz SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego). Bazy danych dostępne są na stronie NDAP www.archiwa.gov.pl

 Archiwum Państwowe w Zielonej Górze wykonuje kwerendy z posiadanego zasobu, między innymi z zakresu:

• poszukiwań genealogicznych
• poświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
• spraw własnościowych

Opłaty za wykonane usługi zamieszczone są w cenniku.

Informacje niezbędne do realizacji kwerendy:

• dla kwerend genealogicznych:
  - data i miejsce urodzenia, ślubu i zgonu osoby poszukiwanej
• dla kwerend własnościowych:
  - imię i nazwisko właściciela nieruchomości
  - miejsce położenia nieruchomości
• dla kwerend dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia:
  - imię i nazwisko (nazwisko panieńskie)
  - data urodzenia
  - imię ojca
  - informacja o odbytej służbie wojskowej (dokładne daty)
  - informacje o wykorzystanych urlopach wychowawczych (dokładne daty)
  - informacje o wykorzystanych urlopach bezpłatnych (np. budowy eksportowe)

 Wszelkie pytania prosimy kierować pod adres

 uwzględniając:

• rodzaj zapytania (genealogia, sprawy własnościowe, sprawy socjalne, informacje o zatrudnieniu, inne)
• znak sprawy
• imię i nazwisko
• e-mail
• telefon
• ulica, nr domu i lokalu
• kod i miasto
• kraj
• opis sprawy

Jednocześnie informujemy, że w przypadku poszukiwań genealogicznych lub własnościowych niezbędne jest złożenie oświadczenia o pozostawaniu w udokumentowanych koligacjach rodzinnych z osobami poszukiwanymi lub posiadaniu prawa własności do poszukiwanej nieruchomości.