Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Opracowanie Zasobu

Opracowanie Zasobu

Opracowanie zajmuje się porządkowaniem i inwentaryzacją materiałów archiwalnych. Ma na celu zabezpieczenie całości dokumentacji, nadanie jej trwałego porządku, udostępnianie akt użytkownikom. Opracowanie polega na zinwentaryzowaniu akt wchodzących w skład zespołu, nadaniu im właściwego układu za pomocą serii i podserii oraz przygotowaniu wstępu do inwentarza, który zawiera podstawowe informacje o dziejach zespołu i jego twórcy. Podstawowym środkiem ewidencyjno-informacyjnym, sporządzanym do każdego zespołu i zbioru archiwalnego, jest inwentarz archiwalny. Do sporządzenia inwentarzy archiwalnych wykorzystywany jest system ZoSIA.Oprócz inwentarzy archiwalnych, do części archiwaliów sporządza się pełniejsze pomoce ewidencyjno-informacyjne (indeksy osobowe, geograficzne oraz indeksy przedmiotowe).

Działamy w dwóch sekcjach Opracowania akt powstałych do 1945 r. i po 1945 r.

Od 2017 r. realizujemy „Program Retrokonwersji Pomocy Archiwalnych”, którego celem jest przeniesienie informacji
z tradycyjnych papierowych inwentarzy i spisów zdawczo-odbiorczych do wersji elektronicznej  w systemie ZoSIA. Nowe opisy archiwaliów pojawiają się w serwisie Szukaj w Archiwach. W związku z realizacją Programu opracowanie zostało zawieszone, aż do momentu wprowadzenia opisów jednostek z całego zasobu Naszego Archiwum.

Martyna Znamirowska