Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zapytanie ofertowe. Załadunek, transport i wyładunek dokumentów z wyborów z 56 gmin objętych zasięgiem nadzoru przez Archiwum Państwowe w Zielonej Górze

Zapytanie ofertowe. Załadunek, transport i wyładunek dokumentów z wyborów z 56 gmin objętych zasięgiem nadzoru przez Archiwum Państwowe w Zielonej Górze

18 stycznia 2024

I. Zamówienie obejmuje następujący zakres:
1) Odbiór pracownika archiwum spod siedziby Archiwum Państwowego w Zielonej Górze według ustalonych terminów w harmonogramie stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz transport do wskazanej siedziby gminy i z powrotem z uwzględnieniem tras zaplanowanych zgodnie z załącznikiem nr 2 do umowy;
2) Usługę załadowania dokumentów z wyborów z siedziby gminy na samochód dostawczy 3,5 t pod nadzorem pracownika Archiwum Państwowego w Zielonej Górze;
3) Transport dokumentów z wyborów z użyciem pojazdu dostawczego 3,5 t wraz z zapewnieniem możliwości obecności podczas transportu dokumentacji jednego pracownika Archiwum Państwowego w Zielonej Górze do hali magazynowej przy Trasie Północnej 12H w Zielonej Górze;
4) Wyładunek dokumentów z wyborów w hali magazynowej, umieszczenie ich na paletach do wysokości 1,5 m oraz odpowiednie zabezpieczenie i ostrechowanie, zapewniając stabilną konstrukcję;
5) Rozlokowanie palet z dokumentami z wyborów według topografu Zamawiającego, uwzględniając składowanie palet na regale wysokiego składowania.
II. Warunki realizacji zamówienia:
1) Zadania objęte zakresem zostaną zrealizowane w trzech turach w 2024 r. (I tura wybory do Parlamentu RP z 2023 r., II tura wybory samorządowe z 2024 r., III tura wybory do Europarlamentu z 2024 r.) i w jednej turze w 2025 roku (IV tura wybory prezydenckie z 2025 r.). Jedna tura odpowiada wykonaniu przedmiotu umowy wraz z zakresem o którym mowa w cz. I (OPZ) łącznie z 56 gmin, zgodnie z ustalonym harmonogramem i trasami (załącznik nr 1 i 2 do umowy) dla dokumentów z danych wyborów.
2) Zamawiający przewiduje, że I tura zadań objętych przedmiotem umowy realizowana będzie między 12.02.2024 r. a 12.04.2024 r.
3) Zamawiający przewiduje, że II tura zadań objętych przedmiotem umowy realizowana będzie między sierpniem a październikiem 2024 r., III tura między październikiem a listopadem 2024 r., a IV tura między listopadem a grudniem 2025 r.
4) Przewidywane terminy realizacji zadań mogą zostać zmodyfikowane przez Zamawiającego w związku z terminem rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów, zgodnie z §7 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 roku w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów, na co Wykonawca wyraża zgodę.
5) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w sposób, który nie będzie zakłócał normalnego funkcjonowania pracy Archiwum Państwowego w Zielonej Górze. Wyładunek w miejscu docelowym jest możliwy wyłącznie w czasie pracy pracownika oddelegowanego przez Archiwum Państwowe w Zielonej Górze do udziału w realizacji przejmowania dokumentów z wyborów w dni robocze do godz. 16:00, w terminach ustalonych z Zamawiającym.
6) W przypadku, gdy nie będzie możliwy odbiór dokumentów z wyborów z danej siedziby gminy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego (np. z powodu absencji przedstawiciela urzędu gminy), harmonogram zostanie zmodyfikowany na co Wykonawca wyraża zgodę. W przypadku prawdopodobieństwa przekroczenia terminu obowiązywania umowy z przyczyn o których mowa w zdaniu pierwszym, strony zawrą stosowny aneks przedłużający termin jej realizacji.
7) Zamawiający zastrzega sobie prawo realizacji części tur zadań o czym zostanie powiadomiony Wykonawca przynajmniej z miesięcznym wyprzedzeniem i na co strony wyrażają zgodę. Wynagrodzenie należne Wykonawcy za realizację części zadań zostanie ustalone proporcjonalnie.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny, na każdym etapie postępowania.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zamawiający zastrzega prawo wyboru wariantu oferty.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Termin realizacji zamówienia zgodnie z umową, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w OPZ cz. II.
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2) Zaparafowany wzór umowy - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wraz z załącznikami do umowy.
3) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jakie wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia, wskazując całkowitą cenę brutto, będącą ryczałtowym wynagrodzeniem Wykonawcy za realizację czterech tur zadań (patrz: OPZ cz. II pkt. 1) z zastrzeżeniem pkt 10.
2) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją przedmiotowego zamówienia.
3) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sposób realizacji zamówienia.
4) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
5) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
6) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
7) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, oddzielnie dla poszczególnych zakresów dla których zastosowanie mają różne stawki VAT.
8) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
9) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
10) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za realizację jednej tury zadań (patrz: OPZ cz. II pkt. 1).
11) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.
12) Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany cen w trakcie realizacji umowy, z zastrzeżeniem klauzul waloryzacyjnych zawartych w umowie.
13) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 26.01.2024 r. do godz. 10:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w ust. 8 pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 29.01.2024 r. o godz. 14.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie: www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01 wew. 210 e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach ofertowych.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania.
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
4) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 835).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185, z 2023 r. poz. 412, 825 z późn. zm.).
3) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia.