Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zapytanie ofertowe. Wykonanie przeglądów, konserwacji i prób szczelności urządzeń systemu wentylacji i klimatyzacji

Zapytanie ofertowe. Wykonanie przeglądów, konserwacji i prób szczelności urządzeń systemu wentylacji i klimatyzacji

22 stycznia 2024

1) Przeprowadzenie kontroli szczelności jednostek zewnętrznych dwóch urządzeń Daikin w ramach jednego systemu - wg kart urządzeń, tj. model VRV REMQ16P8Y1B (duży) nr ser. 6105014, REMQ12P8Y1B (mały) nr ser. 6104857 wraz z kontrolą szczelności urządzeń poszczególnych systemów (wykaz urządzeń stanowi załącznik nr 1 do specyfikacji) - w terminie do dnia 01 marca 2024 r. (nie wcześniej niż 29 lutego 2024 r.)
2) Przeprowadzenie kontroli szczelności jednostek zewnętrznych trzech urządzeń Daikin w ramach jednego systemu – wg kart urządzeń, tj. model VRV REMQ16P8Y1B (duży) nr ser. 6105014, REMQ12P8Y1B (mały) nr ser. 6104857, model ERQ250A7W1B nr ser. 5102331 wraz z kontrolą szczelności urządzeń poszczególnych systemów (wykaz urządzeń stanowi załącznik nr 1 do specyfikacji) do dnia 30 sierpnia 2024 r. (nie wcześniej niż 29 sierpnia 2024 r.)
3) Wykonanie przeglądu i konserwacji urządzeń poszczególnych systemów (wykaz urządzeń i czynności stanowi załącznik nr 2 do specyfikacji) wraz z wymianą kompletu filtrów i uszczelnień w centralach wentylacyjnych VENTUS [VTS: VS-21 (2 szt.), VS-30 (1 szt.) i VS-40 (1 szt.)] oraz innych elementów urządzeń TRANE wskazanych w załączniku nr 2 do specyfikacji jeśli zaistnieje taka potrzeba (filtry, zbiorniki, uzupełnienie medium chłodniczego) - w terminie do dnia 10 maja 2024 r. (nie wcześniej niż 6 maja 2024 r.) oraz do dnia 10 grudnia 2024 r. (nie wcześniej niż 06 grudnia 2024 r.)
4) Sporządzenie protokołów z wykonanych czynności w formie maszynopisu, opatrzonych wymaganymi podpisami osób wykonujących poszczególne zadania, posiadających uprawnienia wymagane przepisami prawa, z uwzględnieniem nr certyfikatu UDT wraz z dostarczeniem protokołów do siedziby Archiwum w ciągu 3 dni od realizacji poszczególnych zadań (pkt 1-3).

Dokładny termin realizacji musi zostać uzgodniony z pracownikiem DAG.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym z zachowaniem terminów wskazanych w ust. 1.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Wykaz urządzeń – załącznik nr 1 do oferty.
2) Wykaz urządzeń i czynności – załącznik nr 2 do oferty.
3) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 3 do oferty.
4) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia.
2) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
3) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie,
4) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, oddzielnie dla poszczególnych systemów.
6) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
7) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 31.01.2024 r. do godz. 9:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233. ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 01.02.2024 r. o godz. 14.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są: p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01, e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w ust. 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 3 do zapytania.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185. z późn. zm.).

Dyrektor
Beata Grelewicz

Zielona Góra, 22.01.2024 r.