Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zapytanie ofertowe: Kompleksowe przeprowadzenie badań ankietowych wśród pracowników zatrudnionych w sieci Archiwów Państwowych

Zapytanie ofertowe: Kompleksowe przeprowadzenie badań ankietowych wśród pracowników zatrudnionych w sieci Archiwów Państwowych

27 lutego 2024

1. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ):
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przeprowadzenie badań ankietowych za pomocą kwestionariusza stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania wśród pracowników zatrudnionych w sieci Archiwów Państwowych, zebranie wyników do arkusza kalkulacyjnego oraz opracowanie w formie tabelarycznej, graficznej i opisowej, z uwzględnieniem modułowości tematycznej i stanowiskowej pytań zawartych w kwestionariuszu.
Zamówienie obejmuje następujący zakres:
WARIANT PODSTAWOWY:
1) przygotowanie planu badań ze wskazaniem drogi komunikacji z respondentami i formy ankiety (forma elektroniczna lub papierowa); w obu przypadkach Wykonawca zapewni narzędzie uwzględniające strukturę i pytania zawarte w kwestionariuszu, które umożliwi przeprowadzenie badań i zebranie odpowiedzi, zgodnie z przedmiotem zamówienia oraz wygenerowanie przez respondentów po wypełnieniu całej ankiety lub udostępnienie dla
respondentów adresu www do pliku przygotowanego przez Zamawiającego (tzw. „nagroda za wypełnienie ankiety”);
2) przygotowanie instrukcji wypełnienia ankiety w formie opisowej lub graficznej, uwzględniając funkcjonalność narzędzia badawczego;
3) zapewnienie niezbędnej liczby osób kierujących procesem badania i udzielających porad, odpowiedzi i wskazówek w zakresie wypełnienia ankiety, udzielania odpowiedzi oraz pytań merytorycznych;
4) uzgodnienie z Zamawiającym terminów badań w poszczególnych Archiwach Państwowych oraz przekazanie informacji do jednostek o planowanym terminie badań – realizacja badań maj 2024 rok;
5) przeprowadzenie badań wśród ok. 1500 pracowników sieci Archiwów Państwowych (33 archiwa) - badanie zostanie przeprowadzone wśród liczby pracowników według stanu zatrudnienia na koniec 2023 roku;
6) zebranie wyników badań w formie tabelarycznej w arkuszu kalkulacyjnym (preferowany excel);
WARIANT FAKULTATYWNY:
Czynności wskazane w pkt. 1-6 oraz:
7) opracowanie wyników badań z uwzględnieniem struktury, modułowości tematycznej i stanowiskowej w formie opisowej i graficznej (diagramy/wykresy);
8) przygotowanie raportu z badań w formie edytowalnej i pdf.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny, na każdym etapie postępowania.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zamawiający zastrzega prawo wyboru wariantu oferty.
9) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Nie złożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Termin realizacji zamówienia do 14.06.2024 r., zgodnie z umową.
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Kwestionariusz ankiety – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
3) Zaparafowany wzór umowy - załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
4) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.
5) Wykaz usług wykonanych w zakresie przeprowadzenia badań dla innych podmiotów, zgodnie z §9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jakie Wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia, wskazując całkowitą cenę brutto, będącą ryczałtowym wynagrodzeniem Wykonawcy osobno dla wariantu podstawowego i wariantu fakultatywnego.
2) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją przedmiotowego zamówienia.
3) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sposób realizacji zamówienia.
4) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
5) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
6) Cena określona przez Wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie Wykonawca oferuje.
7) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, oddzielnie dla poszczególnych zakresów dla których zastosowanie mają różne stawki VAT.
8) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
9) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
10) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za realizację poszczególnych wariantów zamówienia.
11) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.
12) Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany cen w trakcie realizacji umowy, z zastrzeżeniem klauzul waloryzacyjnych zawartych w umowie.
13) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 11.03.2024 r. do godz. 10:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w ust. 8 pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 12.03.2024 r. do godz. 14.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie: www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01 wew. 210 e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl lub p. Martyna Nester, nr tel. 68 329 98 01 wew. 237 e-mail: m.nester@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach ofertowych.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 2 do zapytania.
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
4) udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 835).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185, z 2023 r. poz. 412, 825 z późn. zm.).
3) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia.