Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zapytanie ofertowe: Przegląd, konserwacja i wykonanie pomiarów sprzętu p/poż. oraz systemu oddymiania w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.

Zapytanie ofertowe: Przegląd, konserwacja i wykonanie pomiarów sprzętu p/poż. oraz systemu oddymiania w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.

11 kwietnia 2024

Przedmiotem zamówienia jest przegląd, konserwacja i wykonanie pomiarów sprzętu p/poż. oraz przegląd systemu oddymiania, znajdujących się na wyposażeniu Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, Al. Wojska Polskiego 67a, 65-762 Zielona Góra. Zakres czynności objętych zamówieniem:
1) Wykonanie przeglądu gaśnic i koców gaśniczych zgodnie z załącznikiem nr 1 – wykaz elementów wyposażenia i zakres czynności – w terminie do 31 maja 2024 r.
2) Wykonanie pomiarów ciśnienia i wydajności wodnej hydrantów zgodnie z załącznikiem nr 1 - wykaz elementów wyposażenia i zakres czynności – w terminie do 31 maja 2024 r.
3) Wykonanie przeglądu systemu oddymiania zgodnie z załącznikiem nr 1 - wykaz elementów wyposażenia i zakres czynności – w terminie do 31 maja 2024 r. i do 29 listopada 2024 r.
4) Wykonanie przeglądu drzwi przeciwpożarowych zgodnie z załącznikiem nr 1 - wykaz elementów wyposażenia i zakres czynności – w terminie do 30 października 2024 r.
Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 pkt 1-4 Wykonawca sporządzi i dostarczy Zamawiającemu protokół w ciągu 3 dni od daty wykonania czynności, w którym zostaną zamieszczone wyniki wykonanych pomiarów, przeglądów i konserwacji wraz z określeniem poziomu sprawności, dopuszczenia dalszej eksploatacji oraz ewentualne zalecenia.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny, na każdym etapie postępowania.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Nie złożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym z zachowaniem terminów wskazanych w ust. 1.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:
1) Wykaz elementów wyposażenia i zakres czynności - załącznik nr 1 do oferty.
2) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 2 do oferty.
3) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia.
2) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
3) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie,
4) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, oddzielnie dla poszczególnych systemów.
6) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
7) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
8) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
9) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.
10) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 18.04.2024 r. do godz. 9:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 z poźn. zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 19.04.2022 r. do godz. 13:00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01, e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 2 do zapytania.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
4) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507, z późn. zm.).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, 1720, z późn. zm.).