Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zakup i instalacja systemu monitoringu wizyjnego

Zakup i instalacja systemu monitoringu wizyjnego

2 lipca 2024

1) zakup i dostawa do siedziby archiwum kompletnego systemu monitoringu wizyjnego wraz z wymaganym osprzętem możliwym do zainstalowania i uruchomienia w budynku archiwum oraz oprogramowania lub sterowników niezbędnych do poprawnego funkcjonowania systemu;
2) instalacja systemu monitoringu wizyjnego poprzez montaż kamer zewnętrznych w budynku – 8 szt., montaż kamer wewnętrznych – 28 szt., montaż rejestratora wraz dyskami do zapisu nagrań monitoringu – 1 szt., montaż switch’y PoE – 2 szt;
3) uruchomienie systemu i wykonanie testów z funkcjonowania systemu po uruchomieniu;
4) integracja monitoringu z systemem InPro BMS wersja 4.1 (wymagane udokumentowanie przeszkolenia w zakresie obsługi systemu InPro BMS);
5) wykonanie niezbędnych pomiarów torów transmisyjnych instalacji monitoringu potwierdzonych protokołem – zakres i parametry pomiarów wymieniono w załączniku nr 1 do zapytania;
6) wykonanie dokumentacji powykonawczej;
7) szkolenie użytkowników z obsługi systemu.
Zakres zamówienia gwarantowanego realizowany będzie zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego – wykaz elementów do realizacji monitoringu wizyjnego.

Elementy składowe monitoringu wizyjnego powinny spełniać aktualne wymagania prawne i normatywne, posiadać wymagane certyfikaty i gwarancje, przewidziane dla tego typu sprzętu i materiałów.

Wykonawca dokona niezbędnych czynności na budynku, w celu montażu i uruchomienia systemu monitoringu w zakresie niezbędnym do wykonania zadania.
Zamawiający umożliwia w czasie trwania zapytania ofertowego, dokonanie przez oferenta wizji lokalnej budynku (wymagane wcześniejsze uzgodnienie terminu z DAG, pkt 10).
Oferowana cena przez kontrahenta powinna obejmować wszystkie koszty związane z instalacją monitoringu oraz zapewnieniem jego prawidłowego funkcjonowania, w tym m.in. niezbędne materiały instalacyjne, adaptery PoE, extendery, puszki instalacyjne, gniazda lub wtyki, itp.
Z czynności instalacji monitoringu Wykonawca sporządzi dokumentację powykonawczą, którą należy przekazać Zamawiającemu w dwóch egzemplarzach papierowych oraz w formie elektronicznej na nośniku danych. Zlecenie zakończy się podpisaniem przez strony protokołu odbioru końcowego Przedmiotu umowy, którego egzemplarz Wykonawca przekaże Zamawiającemu.
Spełnienie wymagań parametrycznych poszczególnych elementów wskazanych przez Zamawiającego musi zostać udokumentowane przez oferenta na żądanie Zamawiającego.
Pozostałe warunki realizacji zamówienia opisane zostały w umowie stanowiącej załącznik nr 3 do zapytania – wzór umowy.

Zakres zamówienia objęty prawem opcji:
1) zakup, dostawa i instalacja w systemie monitoringu wizyjnego dysku 16TB o parametrach tożsamych lub równoważnych jak Dysk HDD Seagate SkyHawk AI ST16000VE002 16TB – 1 szt.
2) zakup, dostawa i instalacja w systemie monitoringu wizyjnego kamer IP o parametrach tożsamych lub równoważnych z Dahua model IPC-HDBW2841E-S-0280B – 3 szt.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zapytanie ofertowe może zostać wykorzystane wyłącznie do oszacowania kosztów ewentualnego zamówienia (rozeznanie rynku), w zależności od potrzeb Zamawiającego, Oferentom z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia.
9) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Nie złożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Realizacja zamówienia nastąpi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, nie później niż do dnia 26.08.2024 r.
2) Odbiór prac oraz przekazanie dokumentacji powykonawczej nastąpi do dnia 30.08.2024 r.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena - 100%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 2 do zapytania.
2) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.
3) Zaparafowany załącznik nr 3 do zapytania – wzór umowy

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją przedmiotowego zamówienia.
2) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sposób realizacji zamówienia.
3) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
4) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5) W formularzu ofertowym należy podać, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, którą wykonawca oferuje odrębnie dla zamówienia gwarantowanego oraz opcjonalnego.
6) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
7) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
8) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
9) Cena podana przez wykonawcę za świadczoną usługę, jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.
10) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
11) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 16.07.2024 r. do godz. 12:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP:
/7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w ust. 8 ppkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233. ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.
10) Zamawiający ma prawo do skorzystania z prawa opcji poprzez realizację zakresu zamówienia objętego prawem opcji:
a) skorzystanie z zamówienia opcjonalnego (prawa opcji) uzależnione będzie od potrzeb Zamawiającego, w szczególności posiadania lub otrzymania dodatkowych środków na zakupy inwestycyjne od dysponenta wyższego stopnia w danym roku budżetowym, w którym realizowane jest zamówienie;
b) Zamawiający ma prawo skorzystać z prawa opcji w terminie obowiązywania umowy, wielokrotnie, do momentu wyczerpania wartości ilościowej zakresów przedstawionych w opcji;
c) Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zamówienia przewidzianego prawem opcji na warunkach opisanych w SWZ i umowie;
d) Zamawiający związany jest wyłącznie kwotą oferty dla całego katalogu elementów wchodzących w skład zakresu zamówienia objętego prawem opcji, a dowolnie może kształtować ilość poszczególnych jego elementów do maksymalnej wartości ilościowej wskazanej w zakresie opcjonalnym, w tym może nie odebrać w ogóle konkretnego rodzaju asortymentu lub usług;
e) zastosowanie prawa opcji nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu;
f) zrealizowanie prawa opcji są jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, realizowanym za pomocą zlecenia zamówienia wystawionego przez Zamawiającego. Brak złożenia zamówień objętych opcją nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do zamawiającego.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 18.07.2024 r. do godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Piotr Lasota, nr tel. 690294553 wew. 206, e-mail: p.lasota@archiwum.zgora.pl
p. Marcin Wiśniewski, nr tel. 690294553 wew. 206, e-mail: m.wisniewski@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w ust. 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 2 do zapytania, w tym m.in.:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
4) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507, z późn. zm.).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185 z późn. zm.).

Dyrektor

Beata Grelewicz

Zielona Góra, 02.07.2024r.