Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Zapytanie ofertowe: Usługa odbioru i brakowania dokumentów z wyborów.

Zapytanie ofertowe: Usługa odbioru i brakowania dokumentów z wyborów.

17 grudnia 2024

1. Odbiór w obecności pracownika Zamawiającego z magazynu Archiwum Narodowego w Krakowie dokumentów z wyborów, w sposób uwzględniający ich ilość, sposób składowania, ulokowanie na wyższych piętrach budynku oraz ograniczenia architektoniczne budynku i infrastruktury sąsiadującej, w dni robocze od 13.01.2025 do 31.01.2025 r. w godzinach 7:00-16:00, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Zamawiającym. Wykonawca zapewni niezbędne zasoby materiałowe, techniczne, transportowe i ludzkie, w tym odpowiednie pojazdy transportowe do wykonania odbioru dokumentów, w tym ich bezpiecznego transportu wewnątrz i na zewnątrz budynku. Odbiór dokumentów odbędzie się za pokwitowaniem, które podpisuje strona przekazująca (pracownik Zamawiającego) oraz strona odbierające Wykonawcy). Zamawiający na prośbę wykonawcy może w porozumieniu z Archiwum Narodowym w Krakowie zorganizować wizję lokalną warunków infrastruktury budynku i terenu sąsiadującego.
2. Transport dokumentów do punktu brakowania z zachowaniem zasad zabezpieczenia dokumentów przed niepowołanym dostępem, kradzieżą i nieautoryzowanym zniszczeniem. Punkt brakowania musi spełniać wymagania stawiane przez przepisy prawa i normy ISO/IEC 21964, DIN 66399.
3. Zamawiający wymaga żeby brakowanie dokumentów zostało wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami i z uwzględnieniem warunków opisanych w pkt 2. Zamawiający wymaga dostarczenia "przekazania protokołu odbioru odpadów" oraz "certyfikatu lub protokołu zniszczenia (brakowania)”.
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte we wzorze umowy.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny, na każdym etapie postępowania.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zapytanie ofertowe może zostać wykorzystane wyłącznie do oszacowania kosztów ewentualnego zamówienia (rozeznanie rynku), w zależności od potrzeb Zamawiającego, Oferentom z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia.
9) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Nie złożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.
10) W przypadku podejrzenia rażąco niskiej ceny Zamawiający powinien uzyskać od wykonawcy przekonującą informację, że będzie on w stanie zrealizować przedmiot zamówienia za cenę wskazaną w ofercie.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Termin realizacji zamówienia w okresie od 13.01.2025 do 31.01.2025 r. Dokładny termin realizacji zostanie ustalony z Zamawiającym.
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do oferty.
2) Zaparafowany wzór umowy - załącznik nr 2 do oferty
3) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jakie wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia, wskazując całkowitą cenę brutto, będącą ryczałtowym wynagrodzeniem Wykonawcy.
2) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją przedmiotowego zamówienia.
3) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sposób realizacji zamówienia.
4) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
5) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
6) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
7) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto oddzielnie dla poszczególnych zakresów dla których zastosowanie mają różne stawki VAT.
8) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
9) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
10) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN.
11) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.
12) Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany cen w trakcie realizacji umowy, z zastrzeżeniem klauzul waloryzacyjnych zawartych w umowie.
13) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 23.12.2024 r. do godz. 10:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w ust. 8 pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Otwarcie złożonych ofert nastąpi do dnia 30.12.2024 r. do godz. 14.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie: www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01 wew. 210 e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w ust. 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 1 do zapytania, w tym m.in.:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
4) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507, z późn. zm.).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933, 2185, z 2023 r. poz. 412, 825 z późn. zm.).
3) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem niniejszego zamówienia.